Respuesta rápida: un plan de mantenimiento preventivo es el documento que define qué tareas se le hacen a cada equipo, cada cuándo, quién las hace y con qué refacciones, antes de que falle. En México no es opcional: la NOM-004-STPS-1999 exige un programa escrito con la capacitación del personal, la periodicidad, el procedimiento y un registro fechado que se conserva al menos 12 meses.

En Comercializadora Sumo armamos y ejecutamos programas de mantenimiento preventivo en plantas de Guadalajara, Querétaro y San Luis Potosí, y surtimos las refacciones que esos programas consumen. Esta guía es el método completo, con las fuentes a la vista.

Casi todas las plantas tienen un plan de mantenimiento. El problema es dónde vive. A veces en un Excel que abrió por última vez alguien que ya no trabaja ahí. A veces en la memoria del técnico con más antigüedad, que es el único archivo de la empresa que puede pedir vacaciones.

En esta guía:

• Qué es un plan de mantenimiento preventivo
• En México no es opcional: la NOM-004-STPS
• Lo que cuesta no tenerlo
• Los 6 pasos para armarlo
• El formato, campo por campo
• Cuidado: también se puede hacer de más
• Cómo saber si el plan funciona
• Errores comunes
• Preguntas frecuentes

¿Qué es un plan de mantenimiento preventivo?

Un plan de mantenimiento preventivo es el conjunto de tareas programadas que se le hacen a un equipo para evitar que falle. El Departamento de Energía de EE. UU. lo define como acciones ejecutadas en un calendario basado en tiempo o en horas de operación, que detectan o frenan el deterioro de un componente para alargar su vida útil (capítulo 5, sección 5.3).

Tres palabras que se usan como sinónimos y no lo son:

• Plan: la estrategia. Qué equipos entran, con qué prioridad y con qué tareas.
• Programa: el calendario. Las fechas en las que cada tarea cae.
• Orden de trabajo: el papel de un día concreto, con el responsable y el resultado.

Si quieres el panorama completo de las estrategias (correctivo, preventivo, predictivo y autónomo), lo explicamos en nuestra guía de tipos de mantenimiento industrial. Aquí vamos a lo práctico: cómo se arma el preventivo y qué tiene que decir por escrito.

En México el plan no es opcional: lo que exige la NOM-004-STPS

La NOM-004-STPS-1999 obliga a todo centro de trabajo con maquinaria a tener un programa específico de seguridad para la operación y el mantenimiento. Su numeral 7.2 pide tres cosas por escrito: la capacitación del personal que da mantenimiento, la periodicidad y el procedimiento, y un registro de lo realizado.

Las palabras exactas del numeral 7.2.2: “La periodicidad y el procedimiento para realizar el mantenimiento preventivo y, en su caso, el correctivo, a fin de garantizar que todos los componentes de la maquinaria y equipo estén en condiciones seguras de operación”.

Y el 7.2.3, el que más se incumple: “Se debe llevar un registro del mantenimiento preventivo y correctivo que se le aplique a la maquinaria y equipo, indicando en que fecha se realizó; mantener este registro, al menos, durante doce meses”.

La matriz de criticidad también es ley, y casi nadie lo sabe

El numeral 5.2 de la misma norma pide un estudio de riesgo potencial con un inventario de todas las condiciones peligrosas. Y el 5.2.2 pide determinar, para cada riesgo, tres cosas: “a) el tipo de daño; b) la gravedad del daño; c) la probabilidad de ocurrencia”.

Lee otra vez esos tres puntos: eso es una matriz de criticidad con otro nombre. O sea que clasificar tus equipos por criticidad no es una buena práctica que recomiendan los consultores: en México es un requisito legal desde 1999. Llevamos 27 años tratando como opcional algo que viene en el Diario Oficial.

Si tocas instalaciones eléctricas, suma la NOM-029

La NOM-029-STPS-2011 exige un plan de trabajo por cada actividad de mantenimiento eléctrico, con diez campos obligatorios:

1. La descripción de la actividad por desarrollar.
2. El nombre del jefe de trabajo.
3. El nombre de los trabajadores que intervienen.
4. El tiempo estimado para realizarla.
5. El lugar donde se desarrollará.
6. La autorización por escrito, cuando aplique.
7. Los riesgos potenciales de la actividad.
8. El equipo de protección personal y las herramientas requeridas.
9. Las medidas de seguridad necesarias.
10. Los procedimientos de seguridad para realizarla.

Su numeral 5.19 pide además registros con el nombre del responsable, las actividades desarrolladas, los resultados y las fechas en que se hicieron.

Lo útil de esos diez campos es que son, gratis y por escrito, el formato que medio internet vende como plantilla premium.

Qué pide el inspector de la STPS

La inspección no pregunta si das mantenimiento. Pide evidencia documental del programa, los registros con nombre, actividad, resultado y fecha, y entrevista a los trabajadores. La NOM-029 trae en su capítulo 16 la tabla de evaluación de la conformidad con la frase “El patrón cumple cuando…” para cada numeral, incluido el muestreo de personal a entrevistar.

Dicho de otro modo: el inspector puede preguntarle al técnico qué dice el procedimiento. Si el plan vive en la cabeza de una sola persona, más vale que esa persona no haya salido a comer.

Lo que cuesta no tener plan

No tener plan se paga en paros no planeados y en compras de emergencia. El reporte True Cost of Downtime 2024 de Siemens calcula que una planta grande promedio pierde 27 horas al mes por paros no planeados, unas 326 horas al año. En automotriz, cada hora parada cuesta 2.3 millones de dólares, y en empresas medianas el extremo alto llega a 150,000 dólares por hora.

Conviene decirlo completo: ese reporte es de Siemens, que vende mantenimiento predictivo, y se basa en 181 entrevistas hechas entre 2019 y 2023. Tómalo como orden de magnitud, no como censo. Aun dividiendo la cifra entre diez, sigue doliendo más que el plan.

Del lado del ahorro, el Departamento de Energía estima que un programa preventivo bien hecho ahorra de 12 a 18% frente a trabajar en modo reactivo (sección 5.3). Y da el número que más retrata a la industria: la planta promedio dedica más del 55% de sus recursos de mantenimiento a apagar incendios, mientras que las plantas de mejor desempeño bajan ese reactivo a menos del 10% (secciones 5.2 y 5.5).

Los 6 pasos para armar el plan

Armar un plan de mantenimiento preventivo son seis pasos: inventariar los equipos, clasificarlos por criticidad, definir las tareas, fijar las frecuencias, asignar responsables y refacciones, y registrar todo para medirlo. El orden importa, porque cada paso se apoya en el anterior.

1. Inventario de equipos

El DOE arranca su método con una frase corta: desarrolla una lista maestra de los equipos de tu instalación (sección 5.6). Anota de cada equipo su nombre, código, marca, modelo, número de serie, ubicación y el manual del fabricante. Sin esa lista, todo lo demás es conversación de pasillo.

2. Criticidad: qué equipo merece cuánto

Clasificar por criticidad es decidir qué pasa si ese equipo se detiene. El DOE propone una matriz de prioridad de seis niveles y la NASA, en su guía de mantenimiento centrado en confiabilidad, una escala de severidad de diez categorías cruzada con la probabilidad de ocurrencia.

Fuente: DOE, O&M Best Practices Guide, sección 5.6. Combínala con los tres ejes que pide la NOM-004 (tipo de daño, gravedad, probabilidad) y ya tienes una matriz que sirve para trabajar y para la auditoría.

3. Tareas y procedimientos

Cada tarea se escribe en verbo: lubricar, apretar, verificar, calibrar, reemplazar. Y cada una necesita su procedimiento, porque la norma lo pide y porque el técnico nuevo no adivina. Aquí entra el bloqueo de energía: la NOM-004 lista ocho pasos obligatorios, desde identificar los puntos a inmovilizar hasta colocar candados y tarjetas de aviso, con una regla que vale enmarcar: “El trabajador que colocó las tarjetas de aviso, debe ser el que las retire”.

Los candados y las tarjetas no son decoración de auditoría, son la diferencia entre una máquina apagada y una máquina que alguien encendió sin saber que tenías la mano adentro.

4. Frecuencias: cada cuándo

El DOE da cuatro fuentes legítimas para fijar la periodicidad de una tarea (sección 5.6): el manual del fabricante, el historial de la máquina, el análisis de causa raíz de sus fallas y el criterio de ingeniería. Nota lo que no aparece en esa lista: “lo que siempre se ha hecho”.

Las frecuencias se fijan por tiempo (diaria, semanal, mensual, anual) o por uso (horas de operación, ciclos, kilómetros). Y conviene darles una ventana de tolerancia. La llamada regla del 10%, popularizada por Reliabilityweb a partir del libro Preventive Maintenance Made Simple, dice que una tarea se debe ejecutar dentro del 10% de su intervalo o se considera fuera de cumplimiento: una tarea mensual tiene unos tres días de margen. Es convención de la industria, no norma.

5. Responsables, refacciones y EPP

Una tarea sin dueño no se hace. Anota quién ejecuta, qué capacitación necesita (la NOM-004 7.2.1 la exige), qué refacciones y consumibles lleva, con código y cantidad, y qué equipo de protección personal se requiere.

Aquí es donde el plan se cae en la vida real: la tarea estaba programada, el técnico estaba libre, y el retén no estaba en el almacén. Por eso el plan y el inventario se arman juntos. Fijar máximos y mínimos para las refacciones críticas es lo que evita que un programa perfecto se detenga por una pieza de 300 pesos.

6. Registro y revisión

Cada ejecución se registra con fecha, responsable, actividades, resultado, refacciones usadas y hallazgos. Ese registro es el que exhibes en una inspección, el que alimenta tus indicadores y el que le dice al plan dónde está mal. La NOM-029 pide revisarlo y actualizarlo cuando cambien los procedimientos.

El formato de mantenimiento preventivo, campo por campo

Un formato de mantenimiento preventivo necesita tres bloques: la identificación del equipo, el programa de tareas y el registro de ejecución. Estos son los campos, y de dónde sale cada uno. Puedes copiarlos tal cual a Excel.

Bloque A: identificación del equipo

1. Nombre del equipo y descripción breve.
2. Código o número de inventario, el mismo que usa activos fijos.
3. Datos de placa: marca, modelo, número de serie y año.
4. Ubicación: planta, área y línea.
5. Nivel de criticidad y por qué (gravedad y probabilidad, como pide la NOM-004 5.2.2).
6. Referencia al manual del fabricante.
7. Lectura inicial del horómetro, si la frecuencia va por uso.

Bloque B: programa de tareas

1. Número de tarea y descripción en verbo.
2. Criterio de aceptación medible. El campo que casi nadie pone y el que convierte una palomita en información: “tensión de banda entre X y Y”, “temperatura menor a Z”.
3. Frecuencia y su base: calendario u horas de operación.
4. Ventana de tolerancia (la regla del 10%).
5. Tiempo estimado y si requiere paro de línea.
6. Responsable y capacitación requerida.
7. Refacciones y herramientas requeridas, con su código y su cantidad.
8. EPP necesario y riesgos de la tarea.
9. Procedimiento de bloqueo de energía, con los ocho pasos de la NOM-004.

Bloque C: registro de ejecución

1. Fecha de ejecución, hora de inicio y de término.
2. Nombre de quien lo realizó.
3. Actividades desarrolladas, lo más específico posible.
4. Resultado: conforme o no conforme, con las lecturas medidas.
5. Refacciones realmente usadas y lectura del horómetro.
6. Hallazgos y observaciones.
7. Folio del trabajo correctivo que se derivó, si lo hubo.
8. Confirmación de que los protectores y dispositivos quedaron en su lugar (NOM-004 7.2.2 a).
9. Firma del ejecutante y de quien supervisa.
10. Fecha programada del próximo mantenimiento.

La estructura de los bloques A y C sigue la bitácora institucional DI-VA-500-05-10 del CETI, que trae instructivo de llenado campo por campo, y los campos legales salen de la NOM-004 y la NOM-029. Si tu formato actual no tiene el campo del criterio de aceptación, agrégalo hoy: es la diferencia entre “se revisó” y “se revisó y estaba en 73 grados”.

Cuidado: también se puede hacer demasiado mantenimiento

Programar mantenimiento preventivo a todo lo que se mueve no es ser precavido, es gastar de más y, en algunos equipos, provocar fallas. Cada intervención abre una máquina estable y mete la posibilidad de un error de armado, un sello mal puesto o un tornillo que quedó flojo.

La guía de mantenimiento centrado en confiabilidad de la NASA lo dice sin rodeos: en muchos casos el overhaul programado aumenta la tasa general de fallas al introducir mortalidad infantil en un sistema que estaba estable. Y agrega que en el análisis de hardware similar, más del 90% no mostró una relación adversa entre edad y confiabilidad, con entre 77 y 92% de las fallas distribuidas al azar.

Jeff Shiver, consultor de confiabilidad, lo traduce a lenguaje de planta en Plant Services: “más mantenimiento no significa mejor mantenimiento. Puedes sobre-mantener un activo”. Y remata: “Cada vez que hacemos mantenimiento intrusivo, perturbamos un sistema que de otro modo estaba estable e introducimos la posibilidad de falla”.

Joe Anderson, director de operaciones de ReliabilityX, cuenta en el mismo medio el caso del extractor de la bodega que no afecta a nadie si se para y al que, aun así, alguien le programó revisión de bandas y lubricación. Mientras tanto, el compresor principal espera su turno. El DOE es igual de claro: el equipo barato y poco importante para la confiabilidad de la planta puede quedarse en correctivo, y eso es una decisión técnica, no una negligencia.

Cómo saber si el plan funciona

Un plan funciona cuando se cumple arriba del 90% y las fallas bajan. Estos son los indicadores con su fórmula y su valor de referencia, tomados de la tabla 3.1.1 del DOE (capítulo 3, sección 3.4, atribuida a la NASA):

Súmales el MTBF (tiempo medio entre fallas), el MTTR (tiempo medio de reparación) y la disponibilidad, que la NASA calcula como MTBF entre la suma de MTBF más MTTR. Y un detalle técnico que casi nadie respeta: la NASA advierte que el MTBF no sirve para fijar intervalos, porque da la edad promedio de falla y no dice nada sobre cómo cambia la confiabilidad con la edad.

Cumplir el 90% no es lo mismo que tener un buen plan

En la columna de Shiver, un supervisor de mantenimiento llamado Andrew hace la pregunta que se hace medio país: “Nuestros tableros de indicadores siempre están en los primeros percentiles, el cumplimiento del preventivo es de 90 y tantos por ciento. Dicho eso, el equipo se sigue descomponiendo y producción batalla para cumplir sus números”.

Es la trampa de medir actividad en vez de resultado. Si el plan se cumple al 95% y las máquinas siguen parándose, el problema no es la disciplina, son las tareas: están mal elegidas, mal calibradas o le pegan al equipo equivocado. Mide siempre cumplimiento junto con fallas, nunca uno solo.

Errores comunes al armar el plan

• Copiar el manual completo. El fabricante recomienda pensando en su garantía, no en tu criticidad ni en tu presupuesto.
• Tareas sin criterio medible. “Revisar bomba” no es una tarea, es un recordatorio. Sin un valor de referencia nadie puede decir si pasó o no pasó.
• Registros que no sobreviven una inspección. Un registro sin fecha, sin nombre y sin resultado no cumple el 7.2.3 ni sirve para calcular nada.
• Comprar el software antes de tener el método. Un sistema de gestión de mantenimiento ordena un plan que existe. No inventa uno.
• Programar sin ver el almacén. El plan y las refacciones se arman juntos, o la fecha llega y la pieza no. Si te falta el panorama de insumos, empieza por qué es el MRO y cómo tener un proveedor de refacciones rápido.
• Dejar el plan sin dueño. Un plan de todos es un plan de nadie, con la agravante de que todos juran que alguien más lo estaba viendo.

Preguntas frecuentes sobre el plan de mantenimiento preventivo

¿El plan de mantenimiento preventivo es obligatorio en México?

Sí. La NOM-004-STPS-1999 obliga a los centros de trabajo a tener un programa específico de seguridad para la operación y el mantenimiento de su maquinaria, con capacitación, periodicidad, procedimiento y registros. Si hay instalaciones eléctricas, aplica además la NOM-029-STPS-2011.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros de mantenimiento?

Al menos doce meses. El numeral 7.2.3 de la NOM-004-STPS-1999 pide llevar un registro del mantenimiento preventivo y correctivo indicando la fecha en que se realizó, y conservarlo durante ese periodo como mínimo.

¿Qué debe contener un plan de mantenimiento preventivo?

El inventario de equipos, su nivel de criticidad, las tareas con su procedimiento, la frecuencia de cada una, el responsable, las refacciones y el EPP necesarios, y el formato de registro de ejecución. Esos son los bloques mínimos para que funcione y para que cumpla la norma.

¿Cada cuánto se hace el mantenimiento preventivo?

Depende del equipo y de su uso. Las cuatro bases válidas, según el Departamento de Energía de EE. UU., son el manual del fabricante, el historial de fallas de esa máquina, el análisis de causa raíz y el criterio de ingeniería. Las frecuencias se fijan por tiempo o por horas de operación.

¿Qué es la regla del 10% en mantenimiento preventivo?

Es una convención de la industria que dice que una tarea programada debe ejecutarse dentro del 10% de su intervalo para contar como cumplida. Una tarea mensual tiene unos tres días de tolerancia. No es una norma oficial, es una práctica común para medir cumplimiento.

¿Cuál es un buen porcentaje de cumplimiento del plan?

Mayor al 90% de tareas preventivas completadas contra programadas, según la tabla de indicadores del Departamento de Energía de EE. UU. En la misma tabla, el mantenimiento de emergencia debe quedar por debajo del 10% de las horas trabajadas.

¿Se puede hacer demasiado mantenimiento preventivo?

Sí. La guía de confiabilidad de la NASA advierte que las intervenciones programadas innecesarias pueden aumentar la tasa de fallas al introducir mortalidad infantil en equipos estables. Para equipo barato y no crítico, dejarlo en correctivo suele ser la decisión correcta.

¿Qué diferencia hay entre plan, programa y orden de trabajo?

El plan define qué se hace y por qué. El programa pone las fechas. La orden de trabajo es el documento de una ejecución concreta, con responsable, materiales y resultado. Los tres se necesitan: el plan sin programa no ocurre y el programa sin registro no se puede comprobar.

¿Te toca armar el plan y no sabes por dónde empezar? Nosotros hacemos el levantamiento de equipos, la matriz de criticidad y el programa conforme a la NOM-004, y además surtimos las refacciones, los lubricantes y los candados de bloqueo que ese plan va a consumir. Damos mantenimiento industrial en Guadalajara, en Querétaro y en San Luis Potosí. Escríbenos desde nuestra página de contacto y empezamos por tus diez equipos más críticos.

Escrito por el equipo de Comercializadora Sumo, que da mantenimiento industrial y surte refacciones a plantas de Guadalajara, Querétaro y San Luis Potosí desde hace más de 10 años.

Comercializadora Sumo ofrece el servicio a la industria en:

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Mantenimiento Industrial en:

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